Mapear procesos suena a cosa de ingenieros con pizarra y rotuladores de colores (como la imagen de aquí arriba), pero tranquila: no necesitas ser Marie Kondo con un máster en logística para ponerte con esto.
De hecho, mapear un proceso es simplemente dibujar (en tu mente o en una herramienta) qué pasos siguen las cosas en tu negocio: desde que nace una necesidad hasta que se entrega algo.
Y sí, aunque no lo creas, ya haces esto todos los días.
Si antes de ponerte a mapear necesitas entender cómo encaja esto dentro de tu organización general, te recomiendo empezar por aquí → Cómo organizar los procesos de tu negocio pequeño
🍔 ¿Ejemplo? Uber Eats y tus procesos también
Cuando pides a Uber Eats:
- Abres la app con hambre
- Buscas algo que te apetezca y
- Haces el pedido
- El restaurante lo recibe.
- Empieza a cocinar.
- El repartidor recoge el pedido.
- Lo recibes, te emocionas y (con suerte) comes algo caliente
Eso es un proceso. Clarito. Con sus pasos, sus actores, sus tiempos… y hasta sus cuellos de botella (hola, restaurante que tarda 45 minutos en freír patatas 🍟).
¿Para qué sirve mapear un proceso?
Porque organizar no es solo tachar tareas: es ver el mapa completo.
Mapear procesos te sirve para:
✅ Ver lo que pasa realmente.
Muchas veces creemos que todo fluye, pero cuando lo pones en papel descubres pasos duplicados, tareas fantasma o mails perdidos en el limbo.
✅ Delegar con más confianza.
Cuando sabes qué va antes y qué va después, puedes delegar sin grabar 27 audios de WhatsApp explicando lo mismo una y otra vez.
✅ Ahorrar tiempo, energía y cabreos.
Si el camino está claro, no tienes que inventarlo cada vez. Y eso, es paz mental.
¿Cómo mapear los procesos de tu negocio paso a paso?
Nada de tecnicismos. Te propongo una versión sencilla y realista:
- Elige un proceso concreto.
Algo sencillo, como responder a una solicitud de presupuesto o entregar un servicio. - Escribe los pasos.
Uno por uno. ¿Qué ocurre desde que alguien contacta contigo hasta que el servicio termina? - Identifica actores.
¿Quién hace cada paso? ¿Tú, una herramienta, una clienta - Detecta puntos de mejora.
¿Algo se retrasa siempre? ¿Hay tareas que podrías automatizar o simplificar? - Dibuja si te ayuda.
Puedes usar papel y boli, una app como Whimsical o una tabla en Notion. Da igual. Lo importante es entenderlo.
💡 Consejito no solicitado del día: grábate mientras haces ese proceso y descríbelo como si se lo contaras a una versión tuya de hace 6 meses o a tu yo de 10 años, así contarás cosas que para ti ahora mismo son evidentes, pero para alguien que lo ve desde fuera no lo son, o tu yo de dentro de 3 días 😅
Si aún no tienes claro qué procesos elegir o cómo priorizarlos, te puede ayudar este otro artículo donde lo explico paso a paso → Cómo organizar tus procesos si tienes un negocio pequeño
No busques la perfección (spoiler: no existe aunque nos duela)
No necesitas dejarlo todo atado, sellado y con lacre.
Los procesos evolucionan, cambian contigo y con tu negocio. Esto va más de observar que de controlar. De entender qué necesitas para sentirte acompañada (y no perseguida por tus tareas).
Así que no te agobies si al principio te salen procesos que parecen mapas del metro en hora punta. Respira, repasa y mejora poco a poco.
🧰 Recursos que te pueden ayudar
✨ Plantilla editable en Notion para mapear procesos
📌 Guía rápida de herramientas visuales
📋 Checklist para revisar tus procesos cada trimestre
(Están disponibles en la sección de recursos, por si ahora mismo te suena todo a magia negra.)
Conclusión: mapear también es cuidarte
Mapear procesos no es complicarse la vida. Es ordenarla.
Es darte una vista aérea de todo lo que haces, sin drama y con herramientas que te lo pongan fácil.
Es como ordenar tus cromos… pero con facturas y entregas.
Porque sí: los negocios pequeños también merecen tener claridad.
¿Y ahora qué?
👉 Si aún no sabes por dónde empezar, haz el test “Tu alter ego organizativo” y descubre tu estilo para organizar (sin perder la cabeza).
⚠️ No hay respuestas válidas. No hay error posible, solo maneras distintas de hacer que funcione.